אורחים שלא עונים לאישורי הגעה? ככה אנחנו סוגרים את הפינה האחרונה בשבילכם

שבוע לפני החתונה, רוב האורחים כבר ענו. אבל כמעט תמיד נשארת רשימה קצרה של אנשים שלא אמרו כן ולא אמרו לא - והאולם מחכה למספר סופי. כל אורח כזה הוא ניחוש: או מנה שתשלמו עליה לחינם, או אורח בלי כיסא.

זה בדיוק השלב שבו הרבה זוגות מוצאים את עצמם מתקשרים לאורחים אחד-אחד. אצלנו זה לא התפקיד שלכם. לכל אורח שלא עונה יש סיבה, ולכל סיבה יש לנו פתרון שכבר עובד בשבילכם ברקע.

למה אורחים לא עונים, ומה אנחנו עושים עם כל סיבה

המספר לא תקין

ספרה חסרה, ספרה מיותרת או קידומת שגויה. להודעה פשוט אין לאן להגיע.

מה אנחנו עושים: אנחנו מזהים מספר לא תקין כבר ברגע שאתם מעלים את רשימת האורחים מהאקסל, ומסמנים לכם אותו כדי שתוכלו לתקן עוד לפני שיוצאת הודעה אחת.

המספר תקין, אבל לא של האורח

מספר ישן, מספר של בן משפחה, או סתם טעות בהעתקה. ההודעה מגיעה - אבל לאדם הלא נכון, והאורח עצמו לא יודע עליה בכלל.

מה אנחנו עושים: מנוע ה-AI שלנו עובר על התשובות שמגיעות להודעות. כשמי שקיבל את ההודעה עונה שזו טעות, אנחנו מזהים את זה ומסמנים לכם את האורח בעמוד האורחים ובמסך סיכום הסבב - כדי שתוכלו לעדכן את המספר הנכון, בלי לגלות את זה יומיים לפני החתונה.

ההודעה לא הגיעה בוואטסאפ

לאורח אין וואטסאפ, הוא חוסם מספרים לא מוכרים, או שהטלפון שלו פשוט לא קיבל את ההודעה.

מה אנחנו עושים: הודעה שלא נמסרה בוואטסאפ עוברת אוטומטית ל-SMS. אתם לא צריכים לבדוק מי קיבל ומי לא - המערכת עושה את זה לבד.

ראו, התכוונו לענות, ושכחו

הסיבה הנפוצה מכולן. ההודעה הגיעה בזמן לא נוח, והאורח אמר לעצמו שיענה אחר כך.

מה אנחנו עושים: אחרי ההזמנה נשלחים עוד שני סבבי וידוא, לפי לוח זמנים שנבנה בשבילכם - ורק למי שעדיין לא ענה. מי שכבר אישר או סירב לא מקבל הודעות מיותרות, ומי ששכח מקבל תזכורת עדינה בדיוק בזמן.

ענו בהודעה במקום בכפתור

אצלנו אישור ההגעה נעשה בלחיצה על כפתור, שמוביל את האורח לעמוד אישור הגעה שמעוצב במיוחד לאירוע שלכם. אבל חלק מהאורחים (בעיקר המבוגרים שבינינו 😊) לא לוחצים על הכפתור, אלא פשוט כותבים “לא נוכל להגיע” או “נגיע, תודה!” בתגובה להודעה.

מה אנחנו עושים: גם כאן מנוע ה-AI שלנו מזהה את התשובה. אורח שכתב שהוא לא מגיע - הסטטוס שלו מתעדכן אצלכם במערכת מיד. אורח שכתב שהוא מגיע מקבל שוב את הקישור לאישור ההגעה, כדי שיאשר גם כמה יהיו ויענה על שאר השאלות.

מעדיפים שמישהו פשוט יתקשר

אורחים מבוגרים, או כאלה שפחות מסתדרים עם קישורים, יענו מהר מאוד - אם רק ישאלו אותם בטלפון.

מה אנחנו עושים: לאורחים שנשארו בלי תשובה אנחנו מבצעים סבבי שיחות טלפון - גם שיחות דיגיטליות וגם שיחות של נציגים אנושיים. התשובה שמתקבלת בשיחה נרשמת אצלכם במערכת. ומי שלא ענה גם לטלפון מקבל מאיתנו הודעה קצרה שחיפשנו אותו, עם אפשרות לענות בלחיצה.

עוד לא יודעים

תלויים בבייביסיטר, במשמרת או בטיסה, ולא רוצים להתחייב.

מה אנחנו עושים: העמוד האישי של האורח נשאר פתוח, והוא יכול לעדכן את התשובה שלו בכל רגע - גם אחרי שכבר ענה. ככה עדיף לו לענות עכשיו ולשנות אחר כך, מאשר לא לענות בכלל.

מה אתם רואים בינתיים

אתם לא צריכים לנחש איפה הדברים עומדים. בכל רגע אתם רואים:

• כמה אישרו, כמה סירבו וכמה עוד לא ענו - בזמן אמת, בדשבורד.
• את הסטטוס של כל אורח ברשימה, כולל מי עוד לא קיבל הזמנה בכלל.
• סיכום של כל סבב - כולל סימון של אורחים שהמספר שלהם כנראה לא נכון.

כמה טיפים קטנים שחוסכים מצבים לא נעימים

רוב העבודה עלינו, אבל יש כמה דברים קטנים שרק אתם יכולים לעשות - והם עושים הבדל גדול:

1. כתבו שמות מכובדים. השם שנשמר אצלכם באנשי הקשר (“דני עבודה”) עלול להגיע להזמנה עצמה. עדיף “דני ורוני כהן”.
2. ספרו למשפחה שהודעה בדרך. אורח שיודע שהזמנה דיגיטלית תגיע ממספר עסקי פותח אותה במקום להתעלם ממנה.
3. ותרו על אפשרות “אולי”. היא דוחה את ההחלטה בדיוק לשבוע שבו אתם צריכים מספר סופי. אצלנו היא כבויה כברירת מחדל.
4. הוסיפו אורחים מוקדם. אורח שנכנס לרשימה ברגע האחרון מפספס את סבבי הווידוא.
5. בררו עם האולם עד מתי הם צריכים מספר סופי, ותנו ללוח הזמנים להתחיל מספיק לפני.

את לוח הזמנים המלא תמצאו במדריך המלא לאישורי הגעה.

ואם בכל זאת נשארו כמה סימני שאלה

אחרי הזמנה, שני סבבי וידוא, SMS אוטומטי וסבבי שיחות טלפון, אנחנו מגיעים לאחוזי מענה גבוהים מאוד - ונשארים בדרך כלל אורחים בודדים בלבד, שכבר ברור לכם מי הם.

הטיפ שלנו: מי שלא ענה לשלושה סבבי הזמנה ולסבבי שיחות הטלפון שלנו - כנראה לא יגיע 😊

אז סמנו אותם בהתאם, סגרו מספר מול האולם, ותנו לעצמכם להתרכז בחלק הכיפי.

בשורה התחתונה

אתם לא צריכים לרדוף אחרי אף אחד. אנחנו מזהים מספרים לא תקינים ולא נכונים, קולטים גם תשובות שנכתבו בהודעה, מעבירים ל-SMS כשוואטסאפ לא מגיע, שולחים סבבי וידוא רק למי שלא ענה ומתקשרים למי שצריך. אתם רק צריכים להסתכל על המספר עולה - ולמסור אותו לאולם בזמן.